Om elektroniske signaturer

En elektronisk signatur er informasjon i elektronisk form som knyttes til et dokument og brukes av en person for å signere det.

Det finnes forskjellige måter å signere elektronisk på. I noen tilfeller er det tilstrekkelig at mottakeren aktivt bekrefter og signerer dokumentet elektronisk. I andre tilfeller ønsker man sterkere dokumentasjon av hvem som faktisk signerer, og bruker derfor elektronisk ID som BankID.

Når et dokument signeres elektronisk i DealBuilder, registreres informasjon om selve signeringen og signeringsprosessen. Det gjør det mulig å dokumentere blant annet hvem som har signert, hvilken signeringsmetode som ble brukt og når signeringen fant sted.

Dermed får man en dokumentert signeringsprosess uten behov for papir, utskrift eller skanning.






‍

DealBuilder støtter flere former for elektronisk signering. Du velger signeringsmetode ut fra dokumentet, bruksområdet og hvor sikkert signataren må identifiseres.

Signering med elektronisk ID
Elektronisk ID brukes når virksomheten ønsker en sterk bekreftelse på identiteten til personen som signerer.

DealBuilder støtter norsk BankID, svensk BankID, dansk MitID og Finnish Trust Network.

Dette gjør det mulig å bruke DealBuilder til signeringsprosesser i Norge og på tvers av de nordiske markedene.

Hva bekreftes med norsk BankID?
Når en person identifiserer seg med norsk BankID i forbindelse med signering, bekreftes identiteten gjennom BankID. DealBuilder mottar blant annet verifisert navn og fødselsdato som knyttes til signeringen.

For virksomheter som har behov for entydig identifisering, kan DealBuilder også tilby bekreftelse av fødselsnummer.

Tilgang til fødselsnummer er ikke aktivert som standard. Funksjonen tilbys virksomheter som har et saklig behov for sikker identifisering og nødvendig grunnlag for å behandle fødselsnummer, og aktiveres derfor etter godkjenning.

Dette kan for eksempel være relevant i prosesser hvor det er nødvendig å identifisere en person entydig, også i tilfeller hvor flere personer kan ha samme navn og fødselsdato.

Fødselsdato og fødselsnummer er altså ikke det samme. For de fleste BankID-signeringer er verifisert navn og fødselsdato tilstrekkelig, mens bekreftelse av fødselsnummer kan benyttes der virksomheten har behov og grunnlag for dette.

Elektronisk signatur – klikksignering
Elektronisk signatur, ofte kalt klikksignering eller click-to-sign, er en enkel måte å signere et dokument elektronisk på.

Signataren får tilgang til dokumentet, leser innholdet og signerer ved aktivt å bekrefte signeringen. Handlingen registreres og knyttes til dokumentet og signeringsprosessen.

Denne metoden passer godt når det ikke er nødvendig å identifisere signataren gjennom elektronisk ID som BankID.

Klikksignering gjør det enkelt å gjennomføre signeringsprosesser på mobil, nettbrett eller datamaskin uten at mottakeren trenger ytterligere programvare.

Håndskrevet signatur
Med håndskrevet signatur kan signataren skrive signaturen sin direkte på skjermen på mobil eller nettbrett, eller tegne signaturen ved hjelp av musepekeren på en datamaskin

Den håndskrevne signaturen knyttes til dokumentet og dokumenteres sammen med resten av signeringsprosessen.




‍

DealBuilder er laget for små og store bedrifter som ønsker en enkel og fullverdig løsning for elektronisk signering og dokumenthåndtering.

Blant de vanligste bruksområdene er tilbud og avtaler med kunder og HR-dokumenter, som arbeidsavtaler, endringsavtaler, medarbeidersamtaler og andre personaldokumenter. DealBuilder brukes også til blant annet styredokumenter, innkjøps- og leverandøravtaler, fullmakter, interne godkjenninger og andre dokumentprosesser.

Løsningen kan brukes til alt fra noen få signeringer til store dokumentvolumer og signeringsprosesser på tvers av flere avdelinger, selskaper og land. Salg, HR, administrasjon, styrearbeid, innkjøp, IT/drift og juridisk kan arbeide i samme løsning, med egne dokumenter, arbeidsmåter og tilganger.

Med DealBuilder kan virksomheten blant annet signere eksisterende PDF-dokumenter, bygge egne dokumentmaler, bruke forskjellige signeringsmetoder og koble signeringen sammen med andre systemer gjennom integrasjoner, API og automatisering.

DealBuilder brukes av virksomheter i mange forskjellige bransjer og størrelser, blant annet Dr.Dropin, Sigdal Kjøkken, Burger King, Solid Media, Falck, Avonova, Homely og Energima Gruppen.

DealBuilder er også valgt som teknologi for digital signering av DRIVE Mobility, bilbransjens felles digitale satsing med rundt 330 bilforhandlere.

Se hvordan kundene våre bruker DealBuilder: https://www.dealbuilder.io/kunde-historier




‍

En elektronisk signeringsløsning handler ikke bare om selve signaturen. Minst like viktig er dokumentasjonen av hva som skjedde før, under og etter signeringen.

Når et dokument signeres gjennom DealBuilder, registreres informasjon fra signeringsprosessen. Avhengig av hvilken signeringsmetode som brukes, kan dette blant annet omfatte hvem dokumentet ble sendt til, hvem som signerte dokumentet, tidspunkt for utsendelse, åpning og signering, hvilken signeringsmetode som ble brukt, verifisert identitetsinformasjon ved bruk av elektronisk ID, IP-adresse og annen relevant teknisk informasjon, samt hendelser og steg i signeringsprosessen.

Et ferdig signert dokument fra DealBuilder består av selve dokumentet, eventuelle vedlegg og informasjon som dokumenterer signeringsprosessen.

Dette gir et revisjonsspor som gjør det mulig å dokumentere hvordan signeringen ble gjennomført.





‍

DealBuilder er bygget på PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), en åpen internasjonal teknisk standard for digitale signaturer i PDF-dokumenter.

PAdES definerer hvordan digitale signaturer, sertifikater, tidsstempler og informasjon som er nødvendig for validering kan bygges inn direkte i PDF-formatet. Standarden benyttes internasjonalt og inngår også i standardrammeverket for elektroniske signaturer under eIDAS i Europa.

DealBuilder benytter dette for å sikre at et signert dokument kan tas vare på, kontrolleres og valideres også etter at selve signeringsprosessen er avsluttet.








‍

Det ferdige signerte dokumentet er selvbærende og inneholder nødvendig informasjon om signatarene, sertifikater, tidspunkt for signeringene og relevante steg i signeringsprosessen.

Dokumentasjonen følger dermed PDF-dokumentet, i stedet for å være avhengig av at selve signeringsprosessen fortsatt ligger tilgjengelig i DealBuilder.














‍

Signaturene tidsstemples ved hjelp av en kvalifisert elektronisk tidsstemplingstjeneste, og nødvendig valideringsinformasjon lagres direkte i PDF-dokumentet for å støtte Long Term Validation (LTV).

Et kvalifisert elektronisk tidsstempel knytter signaturen og de signerte dataene til et bestemt tidspunkt og bidrar til å dokumentere når signeringen fant sted.

Long Term Validation gjør det mulig å bevare informasjonen som er nødvendig for å validere en digital signatur over tid.

Det betyr at et signert dokument også på et senere tidspunkt kan kontrolleres for å bekrefte at signaturene og sertifikatene var gyldige da dokumentet ble signert.






‍

Digitale signaturer benytter kryptografiske mekanismer som knytter signaturen til innholdet i dokumentet.

En matematisk sjekksum, eller hash, beregnes på grunnlag av dokumentets innhold. Dersom innholdet endres etter signering, vil kontrollverdien endres.

Dermed kan man kontrollere både signaturens integritet og om det signerte innholdet har blitt endret etter signeringen.

Et signert DealBuilder-dokument kan åpnes og kontrolleres i en vanlig PDF-leser med støtte for digitale signaturer.

Ved validering kan PDF-leseren kontrollere den digitale signaturen, dokumentets integritet og informasjon om sertifikatene som ble brukt. Sertifikatstatus og eventuell tilbakekalling kan også kontrolleres som en del av valideringen.

Sammen med tidsstempling, kryptografisk kontroll og Long Term Validation gjør dette det mulig å kontrollere om dokumentet er endret etter signering og validere signaturene også på et senere tidspunkt.


‍

Ja. Elektroniske signaturer kan være juridisk bindende, og elektronisk signerte dokumenter kan brukes som bevis.

I Norge og EU/EØS er elektroniske signaturer blant annet regulert gjennom eIDAS-regelverket.

Et grunnleggende prinsipp i eIDAS er at en elektronisk signatur ikke kan nektes rettsvirkning eller avvises som bevis bare fordi den er elektronisk eller fordi den ikke oppfyller kravene til en kvalifisert elektronisk signatur.

En kvalifisert elektronisk signatur har i tillegg uttrykkelig samme juridiske virkning som en håndskrevet signatur.

Elektronisk signering kan derfor brukes i svært mange vanlige avtale- og dokumentprosesser. Hvilken signeringsmetode som er mest hensiktsmessig, avhenger blant annet av dokumentet, behovet for å identifisere signataren og hvilken dokumentasjon virksomheten ønsker rundt signeringen.

Elektronisk, avansert og kvalifisert elektronisk signatur
eIDAS skiller mellom forskjellige nivåer av elektroniske signaturer.

En elektronisk signatur (Simple Electronic Signature – SES) er den grunnleggende kategorien og omfatter elektroniske data som brukes av signataren for å signere. SES er en vanlig bransjebetegnelse på denne typen elektronisk signatur.

En avansert elektronisk signatur (Advanced Electronic Signature – AES/AdES) oppfyller ytterligere krav, blant annet til tilknytningen mellom signaturen og signataren, identifisering av signataren og muligheten til å oppdage senere endringer i de signerte dataene.

En kvalifisert elektronisk signatur (Qualified Electronic Signature – QES) er en avansert elektronisk signatur som i tillegg oppfyller særskilte krav til blant annet sertifikater og opprettelsen av signaturen. Denne signaturtypen har etter eIDAS samme juridiske virkning som en håndskrevet signatur.

Det er derfor ikke slik at alle dokumenter må signeres med den sterkest mulige signeringsmetoden. Riktig nivå avhenger av behovet i den aktuelle signeringsprosessen.


‍

DealBuilder kan brukes til elektroniske signeringsprosesser både i Norge og internasjonalt.

For signering med elektronisk ID støtter DealBuilder norsk BankID, svensk BankID, dansk MitID og Finnish Trust Network.

I mange andre signeringsprosesser brukes elektronisk signatur/klikksignering eller håndskrevet signatur. Disse metodene gjør DealBuilder godt egnet også for virksomheter som sender dokumenter og avtaler til personer i andre land.

Elektroniske signaturer benyttes innenfor juridiske rammeverk i en rekke markeder. I EU/EØS er eIDAS det sentrale regelverket. I USA gir blant annet ESIGN Act og UETA juridiske rammer for elektroniske signaturer og elektroniske dokumenter.

PAdES er den internasjonale tekniske standarden DealBuilder benytter for signerte PDF-dokumenter, mens regelverk som eIDAS, ESIGN og UETA regulerer elektroniske signaturers juridiske rammer i forskjellige markeder.

DealBuilder kan også bistå virksomheten med å vurdere hvilken signeringsmetode som passer best til forskjellige bruksområder, basert på blant annet behovet for identitetskontroll, dokumentasjon og hvordan signeringsprosessen skal gjennomføres.


‍

Kan jeg signere med BankID i DealBuilder?
‍Ja. DealBuilder støtter norsk og svensk BankID. I tillegg støtter DealBuilder dansk MitID og Finnish Trust Network.

‍Hva bekreftes når noen bruker norsk BankID?
‍Ved vanlig BankID-identifikasjon får DealBuilder bekreftet signatarens identitet, blant annet gjennom verifisert navn og fødselsdato. For virksomheter som har et saklig behov for sikker identifisering og nødvendig grunnlag for behandlingen, kan DealBuilder etter godkjenning også tilby bekreftelse av fødselsnummer.

‍Må jeg bruke BankID for å signere elektronisk?
‍Nei. DealBuilder støtter også elektronisk signatur/klikksignering og håndskrevet signatur.

‍Hva er klikksignering?
‍Ved klikksignering får signataren tilgang til dokumentet og signerer ved aktivt å bekrefte signeringen. Signeringshandlingen og informasjon fra signeringsprosessen dokumenteres og knyttes til det ferdige dokumentet.

‍Hva er forskjellen på klikksignering og BankID-signering?
‍Den viktigste forskjellen er identitetskontrollen. Ved klikksignering dokumenteres selve signeringshandlingen og signeringsprosessen. Ved BankID-signering brukes BankID i tillegg til å bekrefte identiteten til personen som signerer.

‍Kan et elektronisk signert dokument brukes som bevis?
Ja. Et elektronisk signert dokument kan brukes som bevis. Under eIDAS kan en elektronisk signatur ikke nektes rettsvirkning eller avvises som bevis bare fordi den er elektronisk eller fordi den ikke oppfyller kravene til en kvalifisert elektronisk signatur.

‍Kan jeg kontrollere om et signert dokument har blitt endret?
‍Ja. Den digitale signaturen er kryptografisk knyttet til dokumentets innhold. Dersom innholdet endres etter signering, kan dette oppdages ved validering av dokumentet.

‍Kan signaturen valideres flere år senere?
‍Ja. DealBuilder benytter PAdES, kvalifisert tidsstempling og Long Term Validation for å bevare informasjon som gjør det mulig å validere signaturen også senere.
‍